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推荐信(RL)

推荐信介绍

推荐信(Recommendation Letter) 是一个人为推荐另一个人去接受某个职位或参与某项工作而写的信件,是一种应用写作文体,也叫Letter of  Recommendation,Reference Letter等,推荐信和PS最大的区别是PS是自己评价自己,而推荐信是别人来评价你;通过第三者对申请人进行客观公正的评价,更具说服力,也可以让学校在没有见到申请者的情况下对其有更加细致全面的了解。

在国外无论是求学还是找工作,推荐信都是不可或缺的申请材料;西方国家由于没有类似我国的档案和户口制度,同时又非常注重个人隐私,因此要想从众多的候选人中审核筛选出真正有实力的申请者,借助推荐人的公信力与个人信用,就是非常有效的办法。推荐信不管是不是推荐人亲笔草拟的,只要签了字,就成了一份legitimate document(合法的文件) , 推荐人就要对信中所有内容的真实性承担全部责任,因此国外教授对于写推荐信是非常认真和慎重的;申请留学时,推荐信在申请材料中的作用是不可忽视的。

有些学校虽然要求提交已由学校设计好的推荐表格,但申请人最好在寄送推荐表格之余再附上一份由推荐人签名的推荐信;一般来说,美国的大学要求提供三封推荐信,英国大学要求提供两封推荐信。对于有工作经验的申请人来说,特别是MBA等管理学科,学校都一般要求申请人提交两种推荐信,一种是学术推荐信,即必须是由学校老师、导师所写,说明申请人的学术能力;另一种是雇主推荐信,必须由申请人工作单位的主管或老板所写,说明申请人的工作能力。

对于推荐人的要求,要注意各个大学的不同专业可能会有不同的要求;一般来说,推荐人并不是官衔或者行政职位越高越好,而应该是了解申请者学习与研究能力的人士,如果是有工作经验的申请者,其中一个推荐人应该是工作主管,推荐人就申请者的特质、能力和态度做评估,以作为学校审核申请者的一种参考。在很多情况下, 申请者可以在征得推荐人的同意后,自己代写这些材料,最后交由推荐人过目并签名,写推荐信时,最好每封各有其强调主题,以完全展现自己的特质及专长,并且最好能与个人陈述相互呼应。在内容上,应该尽量用事实说话,而不是堆砌模糊、空洞的词句,并且应该以诚信为原则,不要夸大其辞,更不能说谎和欺骗。由于国外大学非常看重研究能力,因此如果你曾参与了某位教授的研究项目,写过不错的论文或参与过研究计划、担任过研究助理,则一定要在推荐信中有所表述。

推荐信的写法

推荐信是证明材料,所以必须写得恰如其分。推荐信虽然不起主要的作用,但是它对于处在录用与不录用边缘的人是一根“救命稻草”。这里有几个方面是需要特别注意的:

一、如何选择推荐人

应该尽量选择那些与申请者有过密切关系,熟悉其领导能力、组织能力或学术水平的人士写推荐信,因为这些人是最具有说服力的。同时,要选择真正欣赏你的人,只有这样的人才会愿意花时间和精力为你写出一封好的推荐信,不要去找那些平时与你关系一般的人,因为他们对你了解不多,只能靠凭空想象,这样的推荐信很容易被人识破。许多申请者喜欢请地位高的人士推荐自己,比方说大学校长、大集团公司的领导等,但如果不能令人信服地证明他们了解你的学术成果、工作能力和领导才干,就起不到积极的效果;同时还应注意,推荐人的地位和知名度在跨国度时常常失去意义,因而一味追求推荐者的地位和知名度往往得不偿失。实际上,在大学比较了解你的教授,在工作单位里的顶头上司,或是你参与的其他社会组织,如各种学术和慈善团体的负责人,都是非常合适的人选。由于一般要选择两至三名推荐人,因此最好选择能够从不同角度和不同侧面展现你关键品质和独特个性的推荐人,不同推荐人最好能就你的管理才能、学习能力与研究水平、为人处事等不同方面做深入阐述,这样可以保证每封推荐信重点突出,内容不重复,而且可以让招生委员会对你有一个完整而全面的了解。

有的申请者随意改动推荐函上老师的职称(title) ,将讲师说成教授,或者干脆伪造推荐函件而不经过老师同意。国外大学审核推荐函件一般采取三种办法:一种是将推荐人的姓名输入互联网搜索引擎,推荐人所在大学或公司的英文网站会有资料,一下就可以找到推荐人的信息。如果网络上找不到你的推荐人资料,很多大学就会认为该推荐信没有什么价值。这种方法虽然简单,但非常有效。第二种办法是通过相关的论文数据库核实推荐人的学术水平。第三种办法是通过直接给推荐人打电话或发邮件,亲自核实其是否有给你写过推荐信。如果你的推荐人是学术机构的, 建议尽量在文件中用edu结尾的邮箱,以增强可信度。

二、写作格式

一般说来,网上下载的申请材料中都附有推荐信表格,推荐人可按照表格逐项填写,如果遇到难以评价的项目可以写I don't know或unable to judge;如果没有既定的推荐信表格,推荐人应该按照英文书信的标准格式写。打印的时候,应该用推荐人所在大学或单位的公函纸,最好是有中英文抬头的,纯中文的红头信纸也可以,信封也应该用带有机构名称的信封。封口处一定要粘牢,并且最好能盖上推荐人的印章或是有推荐人的签名,这样会显得非常正式和职业化(formal and professional) , 大大增加推荐信的可信度。

三、写作内容

首先要介绍被推荐人与推荐人的关系和认识多长时间。然后介绍被推荐人的优点和长处,如领导潜能、成熟程度、智力、团队工作精神、沟通技巧、创造力、自信心以及学习动机等。介绍时,要注意把被推荐人放在其所属群体中进行比较。例如,可以说被推荐人的成绩在所属群体中位居百分之几,领导潜能方面是全班30人里最拔尖的,研究能力是我过去20年教过学生中最优秀的。

推荐信一定要有实例支撑。一封推荐信,无论语言上多么美丽,形式上多么漂亮,或者你的推荐人多么有地位;如果没有实例的支撑,那就成了空洞无味的口号了。有些推荐信当中遍地都是“excellent, intelligent perfect、 ambitious, personable, natural born leader”等溢美之词,却没有实例来论证和支撑,不仅显得苍白无力,甚至会让读者产生疑问,自己的教授或是顶头上司,为什么不能说出有关你的任何一件具体的事例呢?当然,即使是十分了解你的推荐者也不能保证完全了解或是记得你的具体成就和能力,他们也可能不清楚在推荐信上举出具体事例的重要性,这就需要申请人进行必要的提醒和提示,说明自己所具有的能力和已获得的成就,并表明你希望他们能够提到这些事实。推荐信应该尽量突出申请人的亮点,但也不应该夸大其辞,许多推荐信把被推荐者的成就和水平捧得过高,其实反过来想一想,申请留学的目的不就是为了深造和自我提升吗?如果推荐信把自己捧成大师了,又何必要去留学呢?评价太过夸张会让招生老师觉得申请人的现有水平已经不需要任何进修,对申请人的过度吹捧也会使推荐人本身的层次和水平大打折扣。

推荐信与个人自述一样,没有必要刻意回避事业上的挫折和能力上的不足,关键是以什么角度来看待这些挫折和不足。一个不怕困难、百折不挠的人是最具有成功品质的人。出国留学往往就是因为发现自己在某些方面的不足,而需要去进一步深造,推荐人如果恰当而又正面谈到申请人的不足,就会增加推荐信的真实性,而且也显示出对被推荐者有深入了解,这样的推荐信就会更加有分量。有时由于推荐人英语水平有限或者实在是忙不过来,需要申请者以推荐人的名义和口吻,自己用英文把推荐信写好,然后请推荐人过目并签字。在这样的情况下,申请者可以先提供一份中文的稿件,或者是提供一个提纲,经同意后再开始正式的写作;同时,申请者还要注意对细节的把握,如果需要自己替所有的推荐人撰写推荐信,则应该在语言风格和行文口气上适当有所变化,信的格式、字型和字号最好都有所不同,打印时用的纸张和信封也应该有所区别。如果一个申请者的所有推荐信在外观上看起来都一模一样,语言风格类似,签名的大小、笔尖精细和墨水颜色一样,甚至犯的语法和拼写错误都很一致,国外大学的招生委员就可能会怀疑申请者在伪造推荐信。

四、各段落的把握

开始的称呼, 有的人用“To whom it may concern”,这样的称呼其实并不妥当, 有拒人千里之外的感觉, 显得不太礼貌;最好用“Dear Sir or Madam” 或“Dear Admission Officers”。第一段要清楚地说明推荐人与被推荐人之间的关系,让招生老师一眼就可以看出推荐人是申请者的老师、班主任还是雇主或工作主管,如果推荐人有很多头衔,在这段只能选择最重要的一个头衔来写。如果这是学术推荐信,应该交代申请者的学习课程或研究项目的名称,并简要说明申请者在班级中的排名和表现;如果是雇主推荐信,还应该说明申请者的职位以及工作职责,也可以概括说明申请者做的一些重点项目。

正文的各段落旨在详细介绍申请者在学习和工作方面的表现和能力,这部分是招生老师的阅读重点。应根据要申请专业看重的能力进行具体推荐,如学术能力、研究能力、思维能力、创新能力、语言能力、数学能力、独立研究能力、领导能力等。推荐人在介绍这些能力时,应根据被推荐人所要申请的专业,重点推荐对该专业十分重要的能力,切忌像洒胡椒面一样面面俱到。要注意与申请专业的需求相结合,做到重点突出,详略得当。例如申请管理类课程就不要用大量篇幅描写申请人计算机的运用能力,而申请技术类研究型的课程就不要过多强调申请人的组织沟通和领导能力。同时,一定要尽量通过事实来说话,以具体的实例和有说服力的细节来表现申请者的优秀品质和卓越能力,每一段最好先有一句主题句,作为引导句。后面再详细解释其中理由,应避免泛泛而谈,最好附以一至两个具体事例,当然有数据支持更有说服力,如:排名10/200(200人中前10名),多少天完成实验,成功率如何。

在选取事例时,要突出个性,尽量避免落入俗套。诸如“上课积极提问,课后还与老师讨论学术问题”、“经常在图书馆查阅各类专业书籍”、“总是第一个到教室,最后一个离开”、“上课总是坐在教室的第一排”、“总是向我借阅一些专业相关书籍,并做了大量笔记”这类的话语都太雷同,缺乏独特性。试想如果你是招生老师,看到这种千篇一律的事例,还会有兴趣读完整封推荐信吗?为了让招生老师更加全面地了解申请者,推荐信最好能包含申请者在学校里“量”(数学和自然科学)和“质”(人文科学和社会科学)两方面的素质。除专业技能以外,还可以适当介绍一下申请者有特色的课余活动、人品性格、兴趣爱好等,但不要占过多篇幅。

推荐信的结尾主要是对被推荐人的各种能力、品质或潜质的总结,以及对被推荐人的祝福、期待或要求。绝大多数的推荐信都不会提到被推荐人的缺点,而实际上如果推荐人能够在文章最后提到申请者的不足之处、弱点或是今后希望改善提高的地方,整个推荐信的真实性和说服力将会大大提高。推荐信尾必须有推荐人的亲笔签名,最好直接由推荐人寄给学校招生办。如果由被推荐人寄送,可将推荐信装入信封内封好后由推荐人在信封口处亲笔签名以示保密。信封正面注明“A Letter of Recommendation”,表明这是一封推荐信。

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